1. Logowanie lub utworzenie nowego konta użytkownika (Obszar Autora)

Pierwszym krokiem każdego Autora przed wysłaniem pracy do Redakcji jest utworzenie nowego konta lub zalogowanie się jeśli Autor utworzył wcześniej konto.

2. Dodanie nowej pracy (Obszar Autora)

Autor dodaje nową pracę, a następnie uzupełnia wszystkie informacje związane z tą pracą takie jak: tytuł, typ pracy, autorzy i ich afiliacje, streszczenie, słowa kluczowe, charakterystyczne dla danego czasopisma dziedziny, list przewodni, komentarz dla recenzentów, sugestia recenzentów. Autor załącza również pliki: treść artykułu (DOC, DOCX, RTF, PPT, PPTX) oraz opcjonalnie tabele i ryciny. Niezbędne do wypełnienia kroki są definiowane dla konkretnego typu artykułu i mogą być różne dla każdego czasopisma (w zależności od wymogów formalnych przyjmowania prac przez dane czasopismo).

Po wprowadzeniu wszystkich informacji o artykule Autor wysyła pracę do Redakcji. W sytuacji gdy wprowadzona praca nie spełnia wymogów formalnych, wysłanie pracy nie jest możliwe. Autor uzyskuje wówczas informację, które elementy wymagają poprawienia. Przykładem niespełnienia wymogów formalnych może być zbyt krótkie streszczenie lub brak jakiegokolwiek, wymaganego elementu pracy.

3. Redakcja odbiera pracę (Obszar Redakcji)

Redakcja po odebraniu pracy może:
– wybrać Redaktora Działu lub Redaktora Zarządzającego
– wysłać pracę do Recenzentów
– przekazać pracę do Redaktora Statystycznego lub Redaktora Językowego
– dokonać korekt w pracy Autora
– wydać decyzję bez recenzji

4. Redakcja wysyła pracę do Recenzentów (Obszar Redakcji)

Redakcja wybiera Recenzentów i wysyła do nich prośbę o podjęcie się recenzowania konkretnej pracy.

5. Wysłanie recenzji przez Recenzenta (Obszar Recenzenta)

Recenzent po zaakceptowaniu zaproszenia może pobrać pełną treść pracy, a następnie za pomocą specjalnego formularza recenzji dokonuje oceny tej pracy.

Recenzent sugeruje Redakcji jaka jego zdaniem powinna być decyzja dotycząca danej pracy; może wybrać jedną z czterech decyzji:

• 1. zaakceptować,
• 2. zaakceptować po uwzględnieniu poprawek,
• 3. ponownie rozważyć po dokonaniu istotnych poprawek,
• 4. odrzucić.

Wybrana sugestia pełni jedynie funkcję pomocniczą jednak ostateczną decyzję co do konkretnej pracy podejmuje Redakcja.

6. Redakcja wysyła decyzję do Autora (Obszar Redakcji)

Redakcja wydaje decyzję dotyczącą danej pracy załączając nadesłane recenzje.
Redakcja może podjąć jedną z czterech decyzji:

• 1. zaakceptować,
• 2. zaakceptować po uwzględnieniu poprawek,
• 3. ponownie rozważyć po dokonaniu istotnych poprawek,
• 4. odrzucić.

Decyzje 1. oraz 4. są decyzjami ostatecznymi i kończą przepływ danej pracy przez system. W przypadku decyzji 2. oraz 3. następuje wysłanie do Autora prośby o poprawienie pracy.
W przypadku odesłania przez Autora poprawionej wersji pracy następuje jej przepływ zgodnie z tym samym scenariuszem co w przypadku pierwszej wersji pracy.
Redakcja na każdym etapie może podjąć decyzję dotyczącą dowolnej pracy. W szczególności Redakcja może pominąć etap recenzowania konkretnej pracy i podjąć decyzję samodzielnie – bez uwag Recenzentów.